Зворотний бік останнього аркуша: розрахунок розсилки, виконавець, друк

Останній аркуш директивного чи планувального документа працює з обох боків. На звороті ховаються чотири службові реквізити, без яких документ не можна ані розіслати, ані передати каналами звʼязку: розрахунок розсилки, таблиця ознайомлення, дані про виготовлення і дозвіл на відправлення. ВКДП 5(3)-00(01).02 (наказ Головнокомандувача ЗСУ № 140 від 11.09.2020) дає готові зразки — розберемо їх реквізит за реквізитом.

Це поглиблення нашого довідника 30 реквізитів бойового документа — тут детально лише про «хвіст» документа.

Чотири реквізити на одному звороті

Пункт 4.3.2 документа показує взаємне розміщення реквізитів на зворотному боці останнього аркуша директивного документа. Зверху вниз: 26 — розрахунок розсилки, під ним 27 — ознайомлення з документом, далі 29 — дані про відправлення і 28 — виготовлення документа. Між блоками — по 15 мм.

Зверніть увагу на поля: вони дзеркальні щодо лицьового боку. У зразку директиви ліве поле 10 мм, праве — 35 мм, верхнє і нижнє — по 20 мм. Це логічно: під час підшивання у справу аркуш згинається біля корінця з іншого боку.

Реквізит 26: розрахунок розсилки

За п. 1.2.25 розрахунок розсилки — це таблиця з адресами визначених органів військового управління (військових частин, підрозділів), яким адресується документ. Застосовується на текстових — планувальних та директивних — документах і складається, коли адресатів пʼять і більше. За потреби реквізит можна оформити на окремому аркуші.

Розрахунок розсилки складається з чотирьох частин:

• текстуальний дозвіл — рішення начальника штабу (керівника структурного підрозділу) щодо зняття визначеної кількості копій та посилання на розрахунок розсилки. У зразку: «Дозволяю: 1. Зняти ксерокопію оперативної директиви… у кількості 4 (чотирьох) примірників. 2. Розіслати оперативну директиву… згідно з розрахунком розсилки»;
• тематичний заголовок — слова «РОЗРАХУНОК РОЗСИЛКИ» великими літерами плюс точна назва документа, який розсилається. Крапка після заголовка не ставиться, зміст розміщується посередині текстової частини;
• таблиця — як правило, шість граф: номер за порядком, адреса, найменування управління або службової особи, якій надсилають документ, номери примірників, кількість примірників, примітки. Кількість рядків не обмежується;
• підпис — оформлюється за вимогами п. 1.2.19, як для графічного планувального документа.

У таблиці зразка видно логіку обліку: примірники 1 і 2 — командуванню ОК «Захід» (м. Рівне), примірник 5 — Командуванню обʼєднаних сил ЗСУ (м. Київ). Кожен примірник має свій номер — як їх рахувати, ми розбирали у пості про номер примірника і кількість примірників.

Реквізит 27: ознайомлення з документом

Це таблиця для визначення переліку службових осіб, яким надано дозвіл на доступ до інформації документа (п. 1.2.26). Друкується під розрахунком розсилки на відстані 15 мм і складається з текстуального дозволу, таблиці й підпису.

У текстуальному дозволі зазначається рішення старшого начальника та назва документа: «Дозволяю ознайомити з оперативною директивою… зазначених службових осіб». Таблиця має пʼять граф: номер за порядком; найменування посади службової особи; військове звання, імʼя та прізвище; час і дата ознайомлення; підпис про ознайомлення. Важлива деталь: три останні графи заповнює власноруч той, хто ознайомився. Підпис ставиться під таблицею по лівому краю тексту.

Реквізит 28: виготовлення документа — блок виконавця

Узагальнена інформація про особливості виготовлення (друкування) документів з обмеженим доступом (п. 1.2.27). Друкується у лівому нижньому куті зворотного боку останнього аркуша від межі лівого поля. Для секретних документів зазначається: кількість примірників; список адресатів (не більше чотирьох); стаття ЗВДТ, на підставі якої документ засекречено; посада, підпис, імʼя та прізвище виконавця, який надав гриф, і його телефон; назва та реєстраційний номер машинного носія, з якого друкувався документ (назва файлу — у разі підготовки на автоматизованих системах); дата створення. Приклад зі стор. 18:

• Вик. 2 прим.
• Прим. 1 – адресату; Прим. 2 – до справи.
• Ст. 1.4.10 ЗВДТ
• Вик., надр., ГС надав заст. нач. відділу — п/п-к підпис Андрій ОСТРОЖЕНКО
• Тел. 226-18, 454-42-18
• Вик. на ПЕОМ 2 категорії з ЖМД Д-163 (файл – Док_1.doc)
• 25.03.2020

Для документів із грифом «Для службового користування» набір інший: кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з адресатами (не більше чотирьох), номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акту комісії з питань роботи із службовою інформацією, назва та обліковий номер електронного носія або номер АРМ. Про самі грифи — окремий розбір: ДСК, Таємно, Цілком таємно.

І практична тонкість зі стор. 18: проєкт документа в електронному вигляді не має примірників, доки його не роздрукують. Кількість і номер примірника вказуються на паперовій версії.

Реквізит 29: дані про відправлення

Запис щодо надання дозволу на передачу документа автоматизованими системами управління ЗСУ (п. 1.2.28). Система обирається за змістом інформації: для відкритої — АСУ ЗСУ «Дніпро», захищена «СЄДО» МОУ; для інформації з грифом «для службового користування» — «Система ЗСУ 002»; з грифом «таємно» — «Система ЗСУ 001».

Як це виглядає разом: зразок звороту оперативної директиви

На стор. 63 наведено повний зразок: текстуальний дозвіл на копіювання і розсилку, таблиця розрахунку розсилки на 6 граф, підпис командувача, дозвіл на ознайомлення з таблицею на 5 граф, підпис начальника управління — і внизу блок виготовлення документа.

А що у планувального документа?

Пункт 4.1.7 (стор. 45) дає окремий зразок для планувального документа. Тут на звороті два блоки: відмітка про відпрацювання документа — «Документ відпрацьовано в оперативному управлінні оперативного командування "Захід"» з посадою, званням, імʼям та прізвищем службової особи і датою — та блок виготовлення у лівому нижньому куті. Примітка уточнює: відмітка про відпрацювання наноситься на зворотному боці саме текстуальної частини плану операції (бойових дій). Зразок наведено для документа з грифом «Таємно» — виготовлений документ оформлюють залежно від ступеня обмеження доступу до інформації.

Типові помилки

• Розрахунок розсилки складають на два-три адресати — а він потрібен лише від пʼяти адресатів;
• крапка після заголовка «РОЗРАХУНОК РОЗСИЛКИ» — за документом вона не ставиться;
• графи «час і дата ознайомлення» та «підпис» заповнює виконавець замість того, хто ознайомлюється;
• у блоці виготовлення секретного документа перелічують більше чотирьох адресатів або забувають назву файлу і дату;
• поля звороту копіюють з лицьового боку замість дзеркальних.

Часті питання

Що таке розрахунок розсилки в оперативних документах?

Це таблиця з адресами органів військового управління, частин і підрозділів, яким адресується документ. Складається на текстових (планувальних та директивних) документах у разі надсилання пʼяти та більше адресатам і розміщується на зворотному боці останнього аркуша. Складається з текстуального дозволу, тематичного заголовка, таблиці на шість граф і підпису.

Чи можна оформити розрахунок розсилки на окремому аркуші?

Так. За п. 1.2.25 реквізит розміщується на зворотному боці останнього аркуша документа, але у разі потреби оформляється на окремому аркуші — наприклад, коли адресатів багато і таблиця не вміщується.

Що зазначають на звороті документа з грифом «Для службового користування»?

Кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох), номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акту комісії з питань роботи із службовою інформацією, а також назву та обліковий номер електронного носія чи номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ.

Якими системами дозволяється відправляти оперативні документи?

Залежно від змісту інформації: відкриту — АСУ ЗСУ «Дніпро» та захищеною «СЄДО» МОУ; з грифом «для службового користування» — «Система ЗСУ 002»; з грифом «таємно» — «Система ЗСУ 001». Дозвіл фіксується реквізитом «дані про відправлення» на звороті останнього аркуша.

Хто заповнює таблицю ознайомлення з документом?

Текстуальний дозвіл і перші дві графи готує виконавець, а три останні графи — час і дату ознайомлення та підпис — власноруч вписує та службова особа, яка ознайомилася з інформацією. Підпис документа ставиться під таблицею по лівому краю тексту.