Обліковий аркуш графічного документа: що це і як заповнити

Обліковий аркуш — це «обкладинка» графічного планувального документа: перший аркуш складеної карти чи схеми, на якому зібрані всі облікові дані — від грифа обмеження доступу до номенклатури карти. Саме за ним документ обліковують, зберігають і видають, не розгортаючи саму карту.

Зразок оформлення облікового аркуша наведено в підрозділі 4.2.1 ВКДП 5(3)-00(01).02 «Тимчасовий порядок оформлення оперативних (бойових) документів» (наказ Головнокомандувача ЗСУ № 140 від 11.09.2020), друковані сторінки 46–47. Розбираємо схему розміщення і заповнений приклад.

Що таке обліковий аркуш і навіщо він потрібен

Карта чи схема оперативного (бойового) документа в робочому стані складена. Щоб дізнатися, що це за документ, хто його розробив, скільки примірників існує і який у нього гриф, розгортати карту не потрібно — вся ця інформація винесена на обліковий аркуш. Він працює одночасно як титул і як обліковий «паспорт» документа для служби діловодства: за ним документ реєструють, передають і перевіряють наявність.

По суті це графічний аналог титульного аркуша текстового документа, тільки реквізитів на ньому менше і розміщені вони по-іншому — з урахуванням того, що аркуш є частиною складеної карти.

Які реквізити наносять на обліковий аркуш

Документ використовує наскрізну нумерацію реквізитів із загального переліку (повний розбір усіх реквізитів — у довіднику «30 реквізитів бойового документа»), тому номери на схемі йдуть із пропусками. На обліковому аркуші графічного планувального документа розміщують такі реквізити (стор. 46):

• 01 — малий Державний Герб України;
• 02 — гриф обмеження доступу до документа;
• 03 — номер примірника;
• 04 — назва органу військового управління, яким поставлено завдання щодо розроблення документа;
• 06 — заголовок документа;
• 08 — назва органу військового управління (структурного підрозділу), який розробив документ;
• 09 — місце та рік розроблення документа;
• 10 — обліковий номер;
• 12 — масштаб;
• 13 — показник обсягу документа;
• 14 — військове звання, ім’я та прізвище виконавця документа і кресляра;
• 15 — загальна кількість розроблених примірників та дата завершення розроблення документа;
• 16 — номенклатура карти.

Схема розміщення: куди що ставити

Взаємне розміщення реквізитів у документі задане схемою з точними розмірами:

Ключові правила, які видно зі схеми:

• Рамка чорного кольору обводить аркуш із відступом 15 мм від країв — усі реквізити розміщуються всередині неї.
• Верхній правий кут — гриф обмеження доступу (02), під ним номер примірника (03). Як правильно записати сам гриф — окремий розбір: ДСК, Таємно, Цілком таємно.
• Верхня центральна частина — симетрично до середини аркуша: малий Державний Герб (01) на відстані 25 мм від верхньої лінії рамки, нижче — назва органу військового управління, що поставив завдання (04), і заголовок документа (06); нижня межа цього блоку — 50 мм від рамки.
• Нижній лівий кут — блок висотою 75 мм від нижньої лінії рамки: масштаб (12), показник обсягу (13), виконавець і кресляр (14), кількість примірників з датою завершення розроблення (15), обліковий номер (10).
• Нижній правий кут — номенклатура карти (16), також у межах 75 мм від нижньої рамки.
• Внизу по центру, на відстані 20 мм від рамки — назва органу, який розробив документ (08), і під нею місце та рік розроблення (09).

Заповнений зразок: План оборонної операції ОУВ «Захід»

На стор. 47 документ наводить приклад — обліковий аркуш оперативної частини Плану оборонної операції оперативного угруповання військ «Захід»:

Читаємо зразок по реквізитах. Угорі по центру — герб і напис «КОМАНДУВАННЯ ОБ’ЄДНАНИХ СИЛ ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ» (орган, що поставив завдання), нижче заголовок: «ПЛАН оборонної операції оперативного угруповання військ “Захід”». У правому верхньому куті — гриф обмеження доступу і «Прим. № 1».

Лівий нижній блок у зразку заповнено так:

• Масштаб карти 1:1 000 000;
• Кількість аркушів: 9 — це і є показник обсягу документа;
• Виконав: п-к Олександр ГОНЕНКО;
• Креслив: п/п-к Руслан БАСИС;
• в одному примірнику 25.11.2019;
• № ________ — місце для облікового номера.

Праворуч — номенклатура карти: перелік аркушів топооснови (14-00-59, 14-00-69, 14-00-79, 14-01-50, 14-01-60, 14-01-70, 14-01-51, 14-01-61, 14-01-71). Внизу по центру — «Оперативне командування “Захід”» і «Рівне – 2019».

Шрифти і кеглі

Примітки до зразка (стор. 47) фіксують технічні вимоги до набору:

• текст друкують на принтерах ПЕОМ прямим шрифтом Arial;
• заголовок (назва) графічного документа — кегль 28;
• основний текст — кегль 14;
• гриф обмеження доступу, напис «Прим. №» та «додаток» — кегль 12.

Типові помилки

• Плутають з аркушем обліку внесення змін. Обліковий аркуш — це титул складеної карти; аркуш обліку внесення змін — таблиця, де фіксують правки в документі. Це різні елементи з різним призначенням.
• Ігнорують прив’язку до середини аркуша. Герб, назва органу і заголовок центруються відносно середини аркуша, а не «на око».
• Забувають кресляра. У реквізиті 14 зазначають і виконавця, і кресляра — обох, зі званнями.
• Пишуть заголовок дрібним кеглем. Для назви документа встановлено кегль 28 — удвічі більший за основний текст.
• Не залишають місця під обліковий номер. У зразку для нього передбачено рядок «№ ________» — номер проставляє служба діловодства.

Наступний крок після облікового аркуша — оформлення лицьової сторони самої карти (підрозділ 4.2.2, стор. 48): там додаються оперативна обстановка, таблиця умовних позначень, підпис і дата підпису.

Часті питання

Бойові графічні документи — це що?

Це оперативні (бойові) документи, у яких обстановка і рішення відображені графічно на топографічній основі: карти, схеми, плани операцій. Вимоги до їх оформлення, зокрема зразок облікового аркуша, встановлює ВКДП 5(3)-00(01).02 за наказом ГК ЗСУ № 140. Загальний огляд системи — у довіднику про класифікацію та оформлення оперативних документів.

Чи потрібен обліковий аркуш робочій карті командира?

Зразок у підрозділі 4.2.1 стосується графічних планувальних документів — таких як план операції. Робоча карта командира оформлюється за власними правилами: підпис, масштаб і службові позначки наносяться безпосередньо на карту. Деталі — у розборі підпису і масштабу робочої карти.

Наказ 140 ЗСУ — що це за документ?

Це наказ Головнокомандувача ЗС України № 140 від 11.09.2020, яким затверджено ВКДП 5(3)-00(01).02 «Тимчасовий порядок оформлення оперативних (бойових) документів». Документ містить вимоги до текстових і графічних документів та каталог з понад тисячі умовних знаків — повний огляд є в каталозі тактичних знаків за Наказом 140.

Де на карті розміщують умовні позначення?

Таблиця «Умовні позначення» — це реквізит 18, який наносять уже на лицьовій стороні карти (схеми), а не на обліковому аркуші. Схема розміщення реквізитів лицьового боку наведена в підрозділі 4.2.2 на стор. 48 документа.