Розрахунок розсилки і місце для печатки

Коли оперативну директиву чи бойовий наказ треба розіслати десятку адресатів, у гру вступають два «непомітні» реквізити: місце для печатки (МП) і розрахунок розсилки. Перший засвідчує дійсність документа, другий фіксує, кому, скільки і які саме примірники пішли. Обидва описані у пунктах 1.2.24–1.2.25 ВКДП 5(3)-00(01).02 (Наказ ГК ЗСУ № 140), і помилки в них штаб помічає одразу.

Місце для печатки (п. 1.2.24)

Місце для печатки — це ділянка оперативного документа, призначена для відбитка гербової печатки, якою засвідчується дійсність оперативного документа. Використовується гербова печатка з дійсним найменуванням органу військового управління або військової частини — не умовним.

Документ визначає два різні варіанти розміщення відбитка:

• на планувальних та директивних документах — відбиток ставиться так, щоб він охоплював підпис службової особи та кілька літер назви її посади;
• на оперативній директиві, бойовому наказі, бойовому розпорядженні, попередньому (попередньому бойовому) розпорядженні — у правому нижньому куті кожного аркуша документа, крім останнього.

Тобто на багатоаркушному бойовому наказі печатка стоїть не один раз біля підпису, а на кожній сторінці — це захищає документ від підміни окремих аркушів. Як правильно оформити сам підпис, який печатка «накриває», — окремо в матеріалі про підпис бойового документа.

Розрахунок розсилки (п. 1.2.25)

Розрахунок розсилки — таблиця з адресами визначених органів військового управління (військових частин, підрозділів), яким адресується документ. Застосовується на текстових (планувальних та директивних) оперативних документах і складається у разі надсилання документа великій кількості адресатів — п’яти та більше. Якщо адресатів до чотирьох, їх перелічують у реквізиті «Виготовлення документа», і окремий розрахунок не потрібен.

Реквізит розміщується на зворотному боці останнього аркуша документа; у разі потреби його оформляють на окремому аркуші. Складається з чотирьох елементів.

1. Текстуальний дозвіл

Тут, як правило, відображається рішення начальника штабу (керівника структурного підрозділу) щодо зняття визначеної кількості копій та посилання на розрахунок розсилки. У зразку з документа це виглядає як два пункти: «Дозволяю: 1. Зняти ксерокопію оперативної директиви … у кількості 4 (чотирьох) примірників. 2. Розіслати оперативну директиву … згідно з розрахунком розсилки».

2. Тематичний заголовок

Містить слова «Розрахунок розсилки» та точну назву документа, який буде розсилатися. Слова «РОЗРАХУНОК РОЗСИЛКИ» друкуються великими літерами, заголовок розміщується посередині текстової частини зворотного боку останнього аркуша, крапка після нього не ставиться:

РОЗРАХУНОК РОЗСИЛКИ
оперативної директиви ОК “Захід”

3. Таблиця

Таблиця, як правило, повинна мати шість граф (стовпчиків) із заголовками — за зразком п. 4.3.2 б: номер за порядком, адреса, найменування управління або службової особи, якій надсилають документ, номери примірників, кількість примірників, примітки. Кількість рядків не обмежується. У таблиці наводяться найменування військових частин та установ із зазначенням їх поштової адреси, кількості та номерів надісланих примірників. Про те, як нумеруються самі примірники, — у пості про номер примірника і кількість примірників.

4. Підпис

Підпис документа оформлюється згідно з вимогами пункту 1.2.19 — так само, як для графічного планувального документа: посада, військове звання, ім’я та прізвище.

Що ще стоїть поруч на звороті останнього аркуша

Розрахунок розсилки — не єдиний реквізит зворотного боку. Одразу під ним, на відстані 15 мм, друкується таблиця «Ознайомлення з документом» (п. 1.2.26) — п’ять граф: номер, посада, військове звання з ім’ям та прізвищем, час і дата ознайомлення, підпис. Нижче, у лівому нижньому куті, — «Виготовлення документа» з даними виконавця. Повний список усіх 30 реквізитів — у довіднику реквізитів бойового документа.

Типові помилки

• Печатка на бойовому наказі стоїть лише біля підпису — а має бути у правому нижньому куті кожного аркуша, крім останнього.
• Розрахунок розсилки складають на 3–4 адресатів, хоча реквізит передбачений для п’яти і більше.
• Крапка після тематичного заголовка «Розрахунок розсилки» — за документом вона не ставиться.
• У таблиці немає номерів примірників — тоді неможливо простежити, який примірник куди пішов.
• Реквізит розміщують на лицьовому боці останнього аркуша замість зворотного.

Часті питання

Що таке розрахунок розсилки?

Це таблиця з адресами визначених органів військового управління (військових частин, підрозділів), яким адресується оперативний документ. За п. 1.2.25 ВКДП складається на текстових планувальних і директивних документах, коли адресатів п’ять і більше, і розміщується на зворотному боці останнього аркуша.

Де на документі місце для печатки (МП)?

Залежить від типу документа. На планувальних і директивних документах відбиток гербової печатки має охоплювати підпис службової особи та кілька літер назви її посади. На оперативній директиві, бойовому наказі та бойовому (зокрема попередньому) розпорядженні печатка ставиться у правому нижньому куті кожного аркуша, крім останнього.

Скільки граф має таблиця розрахунку розсилки?

Як правило, шість: номер за порядком, адреса, найменування управління або службової особи, номери примірників, кількість примірників, примітки. Кількість рядків не обмежується — заповнюють стільки, скільки є адресатів.

Яка печатка використовується на оперативних документах?

Гербова печатка з дійсним найменуванням органу військового управління (військової частини). Саме її відбиток засвідчує дійсність оперативного документа.