Таблиці в бойових документах: будова, заголовки, хвостова частина

Розрахунок маршу, співвідношення сил і засобів, перелік скорочень — половина інформації у штабних документах живе в таблицях. Підрозділ 2.3 ВКДП 5(3)-00(01).02 (наказ Головнокомандувача ЗСУ № 140 від 11.09.2020) на чотирьох сторінках задає єдині правила: з яких елементів складається таблиця, як писати заголовки, що робити з порожніми клітинками і як переносити таблицю на наступний аркуш. Цей гайд — повний розбір цих правил з прикладами з самого документа.

Чотири елементи таблиці

Пункт 2.3.1 дає визначення: таблиця — це цифрова та текстова інформація, згрупована у певному порядку в горизонтальні рядки та вертикальні графи (стовпчики), розділені горизонтальними та вертикальними лініями. Пункт 2.3.2 розкладає її на чотири елементи:

• нумераційний заголовок — «Таблиця 1»;
• тематичний заголовок — про що таблиця;
• головна частина — заголовки граф («шапка»);
• хвостова частина — власне дані: нумераційна графа, боковик, прографка.

Усі чотири елементи показані на еталонному прикладі в самому документі — таблиці 1 «Розрахунок маршу окремої механізованої бригади»:

Нумераційний заголовок: «Таблиця 1»

Нумераційний заголовок (п. 2.3.3) зв'язує таблицю з текстом документа і складається зі слова «таблиця» та її номера. Правила:

• номер друкується арабськими цифрами;
• заголовок друкується в один рядок з вирівнюванням по правому полю тексту документа, без крапки в кінці;
• розташовується над тематичним заголовком;
• якщо таблиця в документі тільки одна — вона не нумерується і слово «Таблиця» взагалі не пишеться.

Коли в тексті треба послатися на таблицю, пишеться скорочення: «показники наведені у табл. 1».

Перенос на кілька аркушів

Якщо таблиця не вміщується на одному аркуші, нумераційний заголовок змінює форму. На проміжних аркушах пишеться «Продовження таблиці 1», а на аркуші, де таблиця закінчується, — «Закінчення таблиці 1». Важливе застереження документа для електронних формалізованих документів: там, де відсутній поділ на сторінки, розрив таблиці відбувається тільки у випадку друку — тож ці правила можна не застосовувати, поки документ живе в електронному вигляді.

Тематичний заголовок: про що таблиця

Тематичний заголовок (п. 2.3.4) дає стислу інформацію про зміст таблиці. Вимоги конкретні:

• пишеться у два–чотири рядки по центру таблиці;
• у першому рядку — не більше двох–трьох слів;
• слова першого рядка — великими літерами, нежирним шрифтом;
• розташовується під нумераційним заголовком через один міжрядковий інтервал.

Приклад із документа:

ПЕРЕЛІК
скорочень, які використовуються у Замислі оборонної операції ОУВ

Зверніть увагу: перший рядок «ПЕРЕЛІК» — капсом, а продовження — звичайним рядковим текстом. Та сама логіка, що й у заголовку самого документа — детальніше в матеріалі про заголовок бойового документа.

Головна частина: заголовки граф

Головна частина (п. 2.3.5) — це «шапка» таблиці, яка класифікує інформацію хвостової частини. Вона складається із заголовків і підзаголовків, які можуть розташовуватися у декілька ярусів. Правила:

• головна частина має бути максимально лаконічною;
• скорочення слів не допускаються — за винятком загальновживаних або встановлених у тексті документа;
• заголовок кожної графи викладається іменником у називному відмінку однини;
• у верхньому ярусі заголовки починаються з великої літери, у нижньому — з малої, якщо вони граматично поєднані з верхнім.

Приклад граматичного зв'язку ярусів із документа: верхній ярус «Склад військ (сил)», під ним — «своїх» і «противника» з малої літери, бо читаються разом: «склад військ своїх», «склад військ противника».

Якщо головна частина одноярусна або граматичного зв'язку між ярусами немає — усі заголовки пишуться з великої літери: «Противник», «Свої війська», «Співвідношення», а під ними «Кількість» і «Якість» (кожен заголовок самостійний).

Ще одна пряма заборона документа: не рекомендовано розташовувати у головній частині боковика два заголовки, розділені косою лінією — конструкції на кшталт «Кількість/Якість» в одній клітинці.

Нумерація граф для багатоаркушевих таблиць

Нумерація граф (рядок з цифрами 1, 2, 3… під заголовками) використовується у випадках, коли таблиця розташовується на кількох аркушах. Тоді на наступних аркушах таблиця продовжується без текстових заголовків — тільки з номерами граф: рядок «1 2 3 4 5 6 7» замінює всю шапку. Це економить місце і виключає розбіжності при передруку.

Хвостова частина: нумераційна графа, боковик, прографка

Хвостова частина (п. 2.3.6) розподіляє основну інформацію між графами й рядками. Її три складові:

• нумераційна графа — стовпчик із номерами рядків, заголовок пишеться за формою «№ з/п»;
• боковик — перший стовпчик із назвами рядків;
• прографка — клітинки з даними.

Нумераційна графа потрібна тільки тоді, коли в тексті документа є посилання на конкретний рядок таблиці. Якщо посилань немає — окремий стовпчик не робиться. Дозволяється й компромісний варіант: замінити нумераційну графу цифрами з крапкою, безпосередньо приєднаними до тексту боковика. Приклад із документа — розрахунок висування, де в боковику «Підрозділи» рядки записані як «1. 12 омбр», «2. 23 отбр», «3. 32 ортбр», «4. 43 оабр».

Заголовки у боковику пишуться з великої літери, граматично пов'язані підзаголовки — з малої (та сама логіка, що і в головній частині).

Правила заповнення прографки

Тут документ категоричний:

• цифри або слова у клітинках розташовуються посередині висоти та ширини граф (центрування по обох осях);
• у графах не допускається наявність пустих місць;
• якщо відомостей немає — пишеться «немає відом.»;
• в іншому випадку (показник відсутній у принципі) ставиться тире;
• забороняється залишати клітинки таблиці незаповненими.

Різниця між «немає відом.» і тире принципова для штабної роботи: перше означає «дані існують, але ми їх не маємо» (розвідка не доповіла), друге — «показника для цього рядка не існує». Порожня ж клітинка не каже нічого — тому й заборонена.

Коли таблиця не потрібна

Останнє правило підрозділу 2.3 часто ігнорують: недоцільно використовувати таблиці, якщо переваги перед текстовим способом викладення несуттєві. Документ прямо називає два випадки:

• таблиці зі складними заголовками граф — коли шапка стає громіздкішою за самі дані;
• таблиці, де є тільки один рядок даних — таке простіше і читабельніше записати реченням.

Типові помилки на практиці випливають саме з цих пунктів: таблиця на один рядок «для солідності», порожні клітинки замість тире, жирний капс у тематичному заголовку (має бути нежирний), заголовки граф дієсловами чи в множині, крапка після «Таблиця 1», нумераційна графа там, де на рядки ніхто не посилається.

Таблиця — лише один із тридцяти реквізитів, з яких складається бойовий документ; повну картину дає розбір усіх 30 реквізитів, а вимоги до паперу, полів і нумерації аркушів — окремий матеріал про технічні вимоги до оформлення.

Часті питання

Оформлення таблиці в оперативному документі — де шукати вимоги?

У підрозділі 2.3 ВКДП 5(3)-00(01).02, затвердженого наказом Головнокомандувача ЗСУ № 140 від 11.09.2020 (друковані стор. 30–33). Там визначено чотири елементи таблиці, правила написання заголовків, будову хвостової частини і порядок переносу таблиці на кілька аркушів, з еталонним прикладом — таблицею 1 «Розрахунок маршу окремої механізованої бригади».

Бойові документи — це що?

Це документи, які розробляються під час підготовки та ведення операцій (бойових дій): накази, розпорядження, плани, донесення, робочі карти. ВКДП 5(3)-00(01).02 встановлює єдиний порядок їх оформлення — від реквізитів і шрифтів до таблиць та умовних знаків. Класифікацію і вимоги розібрано в довіднику з оперативних (бойових) документів.

Формалізовані бойові документи — це які?

Документи, що створюються за заздалегідь встановленою формою, зокрема в електронному вигляді. Для таблиць у них є окреме послаблення: якщо в електронному формалізованому документі немає поділу на сторінки, правила розриву таблиці («Продовження таблиці», «Закінчення таблиці») застосовуються тільки під час друку.

Чи треба нумерувати таблицю, якщо вона в документі одна?

Ні. За п. 2.3.3, якщо в документі використовується тільки одна таблиця, вона не нумерується і слово «Таблиця» не пишеться. Нумераційний заголовок потрібен лише тоді, коли таблиць кілька і на них є посилання в тексті на кшталт «показники наведені у табл. 1».

Що писати в порожній клітинці таблиці?

Залишати клітинку порожньою заборонено. Якщо відомостей немає (дані не надійшли) — пишеться «немає відом.». Якщо показник для цього рядка взагалі відсутній — ставиться тире. Так читач таблиці завжди розуміє, чи це прогалина в даних, чи показника не існує.