Як вносити зміни і доповнення до бойового документа

Обстановка змінюється швидше, ніж штаб встигає переробляти документи. Тому ВКДП 5(3)-00(01).02 (Наказ ГК ЗСУ № 140) окремим розділом 3 визначає, як законно виправити вже підписаний оперативний документ: що можна закреслити, яким кольором писати нове, які записи зробити на звороті і коли простіше розробити документ заново.

Цей гайд — стислий переказ підрозділу 3.1 (стор. 34–35) з прикладами записів прямо з документа. Він потрібен кожному, хто веде оперативні (бойові) документи у штабі — від батальйону до оперативного командування.

Чотири способи внести зміни (п. 3.1.2)

Документ формально визначає, якими шляхами здійснюється внесення змін і доповнень:

• нова редакція розділів, підрозділів, пунктів та підпунктів тексту оперативного документа (абзаців, речень);
• заміна слів або доповнення словами, цифрами, реченнями та їх виключення;
• доповнення документа новими розділами, підрозділами, пунктами та підпунктами;
• доповнення пунктів і підпунктів словами, цифрами, реченнями, абзацами.

Тобто спектр — від виправлення одного номера частини до дописування цілого розділу. Від обсягу залежить і техніка: дрібне правиться поверх тексту, велике — на звороті аркуша, а понад 40% — це вже новий документ (про це нижче).

Як правити текстуальний документ (п. 3.1.3)

У текстуальних планувальних документах порядок такий:

1. Слово, словосполучення чи речення, що змінюється, закреслюється горизонтальною лінією чорного кольору. Закреслене має залишатися читабельним — звідси й горизонтальна лінія, а не замальовування.
2. Нові дані пишуться чорним кольором над закресленими.
3. Якщо зміни і доповнення значно перевищують закреслений текст, вони пишуться на зворотному боці аркуша, а на полях тексту робиться відмітка — наприклад: «див. на звороті».

Зверніть увагу на колір: саме чорний, незалежно від того, якими кольорами оформлений сам документ. Розподіл кольорів на робочій карті — окрема тема, розібрана в пості про шість кольорів бойової карти; правки і засвідчувальні записи в цю палітру не входять — вони завжди чорні.

Як правити графічний документ (карту, схему)

У графічних планувальних документах логіка та сама, але з поправкою на умовні знаки:

• застарілий умовний знак закреслюється навхрест лініями чорного кольору;
• новий знак наноситься в іншому місці — не поверх закресленого;
• зміни у текстових написах і скороченнях на карті вносяться так само, як у текстуальних документах: горизонтальне закреслення, нове — чорним зверху.

Практичний наслідок: якщо підрозділ перемістився, старе положення не стирається і не замальовується — воно лишається на карті закресленим, а актуальне положення наноситься поруч. Історія рішень має простежуватися.

Засвідчення: печатка і записи на звороті

Просто закреслити й дописати — недостатньо. Наказ 140 вимагає, щоб кожна правка була засвідчена:

• зміни і доповнення завіряються малою печаткою (ск) спеціального діловодства;
• на зворотному боці графічного планувального документа чорним кольором робляться записи-застереження. Документ наводить точні формули: «Виправленому: 1/72 омбр на 1/28 омбр — вірити», «Закреслене слово РЯСЬКЕ — не читати», «Дописаному 1/93 омбр — вірити»;
• після останнього запису на звороті додатково зазначається загальна кількість внесених змін і доповнень та підстава — наприклад: «Внесено шість змін та одне доповнення».

Усі записи на звороті графічного документа візує керівник структурного підрозділу, який розробив документ (у військовій частині — начальник штабу), і завіряє печаткою відповідного органу військового управління (військової частини). У візі зазначаються: назва посади службової особи, її військове звання, ім'я і прізвище, дата. Ім'я пишеться з великої літери, прізвище — великими літерами (той самий стандарт, що й у підписі бойового документа).

Помилки виправляються так само (п. 3.1.4)

Окремої процедури для «просто помилок» немає: виправлення помилок, допущених у ході розроблення оперативних документів, здійснюється за тим самим порядком, що й внесення змін і доповнень за п. 3.1.3. Закреслив чорним, написав правильне, засвідчив.

Межа 40%: коли документ переробляють повністю (п. 3.1.5)

Документ, до основного змісту якого вноситься понад 40% змін і доповнень, потребує повного переопрацювання. Це запобіжник проти «латаних» документів, у яких закреслень більше, ніж тексту: з певного порогу дешевше і безпечніше розробити нову редакцію, ніж змушувати виконавців розбирати шари правок.

Аркуш обліку внесених змін (п. 3.1.6)

Усі зміни та доповнення, внесені до текстових оперативних документів, відображаються в Аркуші обліку внесених змін. Кожен запис включає:

• порядковий номер запису;
• дату внесення змін;
• назву документа, до якого внесено зміни;
• підставу для внесення змін (доповнень) та їх зміст;
• посаду, військове звання, підпис, ім'я та прізвище особи, що внесла зміни.

Аркуш оформлюється у вигляді таблиці. Приклад запису з документа (стор. 35): 20.11.2020 до текстуальної частини (розділ 1, с. 12) і додатка 2 (с. 2, 4, 5) внесено 8 (вісім) змін та 2 (два) доповнення; підстава — директива ГШ ЗСУ від 21.08.2019 № 25т; зміни вніс начальник управління поточних операцій — заступник начальника штабу оперативного командування «Захід», полковник Ігор ГОРБАЧ.

Три важливі застереження з того ж пункту:

• Аркуш обліку внесених змін розроблюється тільки для текстових планувальних документів — замислу (плану) операції (бойових дій);
• на звороті кожного аркуша, до якого вносилися зміни, блок підпису не оформлюється — загальна кількість усіх змін і доповнень зазначається один раз, в Аркуші обліку;
• для позначення змін, внесених упродовж певного періоду, можна використовувати спеціальні позначення — порядковий номер відповідного запису в Аркуші обліку.

Детальний розбір самої таблиці з прикладами заповнення — в окремому пості про Аркуш обліку внесення змін.

Коротка пам'ятка виконавцю

1. Оціни обсяг правок: до 40% основного змісту — правимо, понад — переопрацьовуємо документ повністю.
2. Текст: горизонтальне закреслення чорним, нове — чорним над закресленим; великий обсяг — на звороті з відміткою «див. на звороті».
3. Карта: старий знак — навхрест чорним, новий — в іншому місці.
4. Засвідч: мала печатка (ск), записи «Виправленому… — вірити» на звороті, підсумок «Внесено N змін та N доповнень».
5. Віза керівника підрозділу-розробника (начальника штабу) з посадою, званням, ім'ям, прізвищем і датою, печатка органу військового управління.
6. Для текстового планувального документа — запис в Аркуші обліку внесених змін.

Часті питання

Як вносити зміни в оперативний документ?

Залежно від форми документа: у текстуальних документах слова закреслюються горизонтальною лінією чорного кольору, а нові дані пишуться чорним над закресленими; у графічних — умовні знаки закреслюються навхрест чорними лініями, нові наносяться в іншому місці. Зміни завіряються малою печаткою (ск) спеціального діловодства, а на звороті робляться засвідчувальні записи на кшталт «Виправленому… — вірити».

Оперативні бойові документи — це які?

Це документи з управління військами: текстуальні (накази, розпорядження, плани) та графічні (робочі карти, схеми) планувальні документи. Їх класифікацію, вимоги та правила оформлення визначає ВКДП 5(3)-00(01).02 — див. наш довідник з оперативних (бойових) документів.

Коли бойовий документ треба переробляти повністю?

Коли до основного змісту документа вноситься понад 40% змін і доповнень (п. 3.1.5). У такому разі документ потребує повного переопрацювання — розробляється нова редакція замість нашарування правок.

Що таке Аркуш обліку внесених змін і хто його веде?

Це таблиця, у якій фіксується кожна зміна до текстового планувального документа: номер запису, дата, документ, підстава і зміст змін, а також посада, звання, підпис, ім'я та прізвище особи, що їх внесла. Ведеться тільки для текстових планувальних документів — замислу (плану) операції (бойових дій).

Яким кольором робити виправлення у бойових документах?

Чорним — і закреслення, і нові дані, і записи на зворотному боці. Це стосується як текстуальних документів, так і написів на графічних; кольорова палітра карти (синій, червоний тощо) на правки не поширюється.