Номер примірника і загальна кількість примірників: як рахувати

Кожен оперативний (бойовий) документ існує в обліковій кількості примірників — і кожен примірник має свій номер. За це відповідають два реквізити з ВКДП 5(3)-00(01).02: номер примірника (пункт 1.2.3) у правому верхньому куті та загальна кількість розроблених примірників з датою завершення розроблення (пункт 1.2.14) на обліковому аркуші графічного документа.

Розбираємо обидва записи дослівно за документом: де друкувати, яким шрифтом, з чого складається запис і чому в електронному документі номер примірника завжди лишається порожнім.

Що таке номер примірника і навіщо він потрібен

Пункт 1.2.3 визначає номер примірника як «запис облікової нумерації документа». Простими словами: якщо бойове розпорядження виготовлено у трьох примірниках, кожен аркуш кожного примірника несе позначку, який саме це примірник — перший, другий чи третій. Без цього неможливий облік: розрахунок розсилки, контроль, кому який примірник вручено, і знищення конкретного примірника за актом.

Номер примірника — один із 30 реквізитів оперативного документа. Повний перелік і схему розміщення всіх реквізитів дивіться у довіднику «30 реквізитів бойового документа» — тут розкриваємо саме цей запис детально.

Як оформити запис «Прим. № ___»: правила з пункту 1.2.3

Документ задає чотири чіткі вимоги:

• Склад запису. Реквізит складається зі скороченого слова «Примірник», знака номера та нижньої риски: «Прим. № ___». Саме так — не «Екз. №», не «Примірник номер», а стандартизоване скорочення.
• Місце. Правий верхній кут документа, під грифом обмеження доступу. Про сам гриф («Для службового користування», «Таємно» тощо) — окремий розбір: гриф обмеження доступу.
• Вирівнювання. Лівий край напису номера примірника повинен збігатися з лівим краєм попереднього реквізиту — грифа обмеження доступу (реквізиту 02). Тобто гриф і «Прим. №» утворюють одну вертикальну колонку в правому верхньому куті.
• Шрифт і формат. Один рядок, шрифт розміром 12 друкарських пунктів.

Нижня риска — це підготовлене місце: сам номер вписується вже в конкретний надрукований примірник.

Що розміщується під номером примірника

Запис «Прим. № ___» — «якір» для двох сусідніх реквізитів у тому ж куті:

• Додатки до документа (п. 1.2.10): напис «Додаток 1 до Плану…» розміщується у верхньому правому куті титульного (першого) аркуша під написом номера примірника через один міжрядковий інтервал;
• Адресат (п. 1.2.21): друкується під написом номера примірника, через один міжрядковий інтервал, із абзацу.

Тож порядок у правому верхньому куті зверху вниз: гриф обмеження доступу → «Прим. № ___» → додаток або адресат (залежно від типу документа).

Загальна кількість примірників: пункт 1.2.14

Скільки всього примірників розроблено — фіксує окремий реквізит: «Загальна кількість розроблених примірників та дата завершення розроблення документа». Правила такі:

• пишеться (друкується) в один рядок;
• місце — обліковий аркуш графічного документа, з лівого краю, під реквізитом виконавця і кресляра (про нього — окремий пост: виконавець і кресляр);
• склад запису: слово «в»; показник кількості, зазначений словом; слово «примірнику (примірниках)»; група цифр — дата;
• дата зазначається трьома групами чисел, наприклад: 25.12.2020.

Тобто за складовими з документа запис виглядає так: в двох примірниках 25.12.2020. Зверніть увагу на два моменти: кількість пишеться словом («двох», а не «2»), а форма слова змінюється за числом — «в одному примірнику», але «в трьох примірниках».

Електронний документ: номер не заповнюється

Документ двічі повторює одне правило. У пункті 1.2.3: «В електронному документі номер примірника не заповнюється, він проставляється після друку електронного документа». І в пункті 1.2.14 — те саме для проєкту документа в електронному вигляді.

Логіка проста: поки документ електронний, примірників у паперовому розумінні ще немає. Номер набуває сенсу лише тоді, коли з файлу надруковано конкретні паперові примірники — і тоді номер вписують у кожен із них.

Типові помилки

• Повна форма замість скорочення — «Примірник № 1» замість стандартного «Прим. № ___».
• Кількість цифрою у записі 1.2.14 — «в 2 примірниках» замість «в двох примірниках».
• Зсув вирівнювання: лівий край «Прим. №» не збігається з лівим краєм грифа — реквізити правого верхнього кута «розсипаються».
• Заповнений номер в електронному файлі — номер проставляється тільки після друку.
• Немає дати поряд із кількістю примірників — дата завершення розроблення входить до складу реквізиту.

Кількість примірників працює в парі з розрахунком розсилки на звороті останнього аркуша — кому який примірник передано. Деталі: розрахунок розсилки і місце для печатки.

Часті питання

Де пишеться номер примірника на документі?

У правому верхньому куті документа, під грифом обмеження доступу. Лівий край напису «Прим. № ___» повинен збігатися з лівим краєм грифа. Запис робиться в один рядок шрифтом 12 друкарських пунктів.

Як номер примірника поєднується з грифом «Для службового користування»?

Гриф обмеження доступу — реквізит 02, він стоїть першим у правому верхньому куті. Номер примірника друкується безпосередньо під ним, з вирівнюванням по лівому краю грифа. Нижче через один міжрядковий інтервал може йти напис додатка або адресат.

Чи проставляти номер примірника в електронному документі?

Ні. ВКДП прямо зазначає: в електронному документі номер примірника не заповнюється — залишається риска. Номер проставляється після друку, у кожному конкретному паперовому примірнику.

Як записати загальну кількість примірників?

В один рядок на обліковому аркуші графічного документа, з лівого краю, під записом про виконавця і кресляра. Склад: слово «в», кількість словом, «примірнику (примірниках)» і дата трьома групами цифр — наприклад, «в двох примірниках 25.12.2020».