Аркуш ознайомлення з планом операції: зразок

Аркуш ознайомлення — це таблиця, у якій кожна службова особа, допущена до плану операції, власним підписом фіксує факт і дату ознайомлення з документом. Зразок його оформлення наведено у ВКДП 5(3)-00(01).02 «Тимчасовий порядок оформлення оперативних (бойових) документів» (наказ Головнокомандувача ЗСУ №140 від 11.09.2020), пункт 4.1.6, сторінка 44. Розберемо зразок по графах і покажемо, як виглядає правильний запис.

Навіщо потрібен аркуш ознайомлення

План операції — документ, доступ до якого має обмежене коло службових осіб. ВКДП визначає ознайомлення з документом як таблицю для визначення переліку службових осіб, яким надано дозвіл на доступ до інформації, викладеної в оперативному документі (п. 1.2.26). Тобто це не формальність «для галочки», а юридична фіксація двох речей одразу: кому дозволено читати документ і хто фактично його прочитав.

На практиці це працює в обидва боки. Штаб бачить, хто з посадових осіб уже опрацював план, а кожен, хто поставив підпис, більше не може посилатися на те, що «не знав» змісту. Тому графи про дату і підпис заповнює власноруч саме той, хто ознайомлюється, — це прямо передбачено порядком.

Зразок з наказу 140

Ось як виглядає аркуш ознайомлення у самому документі (п. 4.1.6, стор. 44):

Що тут важливо побачити:

• Заголовок у два рядки. Перший рядок — слово «АРКУШ» великими літерами по центру. Другий — «ознайомлення з Планом оборонної операції ОУВ “Захід”», тобто повна назва конкретного документа, а не абстрактне «з документом».
• Три графи таблиці: «№ з/п», «Дата ознайомлення» та об’єднана графа «Посада, військове звання, підпис, ім’я та прізвище».
• Приклад заповненого рядка: № 1, дата 08.01.2019, далі — «Начальник управління поточних операцій – заступник начальника штабу ОК “Захід”», нижче військове звання «полковник» і праворуч ім’я та прізвище: Олександр МАРЧЕНКО (прізвище — великими літерами, як і в підписах бойових документів).
• Запас порожніх рядків. У зразку таблиця містить багато незаповнених рядків — аркуш готують заздалегідь на всіх, хто буде допущений до плану, і він живе разом із документом.

Зверніть увагу на порядок елементів у третій графі: спершу повна посада (вона може займати кілька рядків), потім військове звання, і в тому ж рядку праворуч — ім’я та ПРІЗВИЩЕ. Підпис ставиться між званням і прізвищем — так само, як оформлюється підпис бойового документа.

Аркуш ознайомлення і реквізит «Ознайомлення з документом»: не плутати

У ВКДП ознайомлення фігурує двічі, і це різні речі за формою.

Перше — окремий аркуш ознайомлення, як у зразку 4.1.6 вище. Це самостійна сторінка, що додається до планувального документа (плану операції) і має власний заголовок та таблицю на три графи.

Друге — реквізит 27 «Ознайомлення з документом» з переліку 30 реквізитів бойового документа. За п. 1.2.26 він друкується на зворотному боці останнього аркуша документа під розрахунком розсилки на відстані 15 мм від нього і складається з трьох частин: текстуального дозволу, таблиці та підпису документа. У текстуальному дозволі зазначається рішення старшого начальника та назва оперативного документа. Таблиця тут ширша — п’ять граф: нумераційна; найменування посади службової особи; військове звання, ім’я та прізвище; час і дата ознайомлення; підпис про ознайомлення. Підпис ставиться під таблицею по лівому краю тексту документа.

Головне спільне правило для обох форм: інформацію у графи про звання, час/дату і підпис вписує той, хто ознайомився з інформацією, — власноруч. Виконавець документа готує лише «шапку» і порожню таблицю. Як розміщені сусідні реквізити звороту — розрахунок розсилки, виконавець, відмітки про виготовлення — дивіться у розборі зворотного боку останнього аркуша.

Як заповнити аркуш: покроково

1. Заголовок. «АРКУШ» великими літерами по центру, нижче — «ознайомлення з …» плюс повна назва документа: «з Планом оборонної операції ОУВ “Захід”», «з Бойовим наказом…» тощо.
2. Таблиця. Три графи за зразком 4.1.6. Кількість рядків робіть із запасом — на всіх, хто потенційно матиме допуск.
3. Номер за порядком. Наскрізна нумерація записів: 1, 2, 3…
4. Дата. У зразку — цифровий формат: 08.01.2019.
5. Посада, звання, підпис, ім’я та прізвище. Повна посада (з усіма «начальник… – заступник…»), нижче звання, особистий підпис і поруч ім’я та ПРІЗВИЩЕ великими літерами.

Типові помилки

• Скорочена або неточна назва документа в заголовку — назва має збігатися з заголовком самого плану.
• Записи «за когось»: діловод заповнює всі графи заздалегідь, а особа лише розписується. За ВКДП дату, звання і підпис вписує сам ознайомлений.
• Плутанина з аркушем обліку внесення змін (п. 4.1.5, стор. 43): той фіксує зміни в документі, а аркуш ознайомлення — доступ до нього. Це два різні аркуші.
• Неповна посада — «НШ» замість повного найменування посади, як у зразку.
• Прізвище малими літерами — у зразках ВКДП прізвище послідовно друкується великими.

Часті питання

Що таке аркуш ознайомлення з документом?

Це таблиця, що визначає перелік службових осіб, яким надано дозвіл на доступ до інформації оперативного документа, і фіксує їхні підписи про ознайомлення. У ВКДП 5(3)-00(01).02 зразок такого аркуша до плану операції наведено в п. 4.1.6 на стор. 44.

Хто заповнює аркуш ознайомлення?

Порожню таблицю і заголовок готує виконавець документа. А от графи про звання, дату ознайомлення і підпис вписує власноруч та особа, яка ознайомилася з документом, — це вимога п. 1.2.26 ВКДП.

Скільки граф має бути в таблиці?

В окремому аркуші ознайомлення з планом операції (зразок 4.1.6) — три графи: номер за порядком, дата ознайомлення і об’єднана графа «посада, військове звання, підпис, ім’я та прізвище». У реквізиті «Ознайомлення з документом» на звороті останнього аркуша (п. 1.2.26) таблиця має п’ять граф, зокрема окремі графи для часу й дати та для підпису.

Чим аркуш ознайомлення відрізняється від розрахунку розсилки?

Розрахунок розсилки показує, куди і які примірники документа надіслано (військові частини, адреси, номери примірників). Аркуш ознайомлення — хто особисто отримав доступ до змісту і коли. На звороті останнього аркуша реквізит ознайомлення розміщується під розрахунком розсилки на відстані 15 мм.

Чи стосується це документів з грифом обмеження доступу?

Так, насамперед їх: план операції — документ з обмеженим доступом, і саме тому перелік допущених осіб фіксується письмово. Про самі грифи читайте окремий розбір — ДСК, Таємно, Цілком таємно.