Аркуш обліку внесення змін: навіщо і як заповнювати

Оперативний документ живе довше, ніж обстановка, під яку його писали: директиви уточнюються, розділи переписуються, сторінки виправляються. Щоб через місяць будь-хто міг зрозуміти, що саме, коли і на якій підставі змінилося у плані, ВКДП 5(3)-00(01).02 (наказ Головнокомандувача ЗСУ № 140 від 11.09.2020) передбачає окремий обліковий документ — Аркуш обліку внесених змін.

У цьому розборі — навіщо він потрібен, які п'ять граф містить, хто його підписує і як виглядає затверджений зразок зі стор. 43 документа (пункт 4.1.5).

Навіщо потрібен аркуш обліку внесених змін

Сам порядок внесення правок — закреслення горизонтальною лінією чорного кольору, новий текст над закресленим, відмітка «див. на звороті», завірення малою печаткою (ск) спеціального діловодства — ми детально розібрали в окремому пості про внесення змін і доповнень до бойового документа. Але правка на сторінці відповідає лише на питання «що виправлено». На питання «коли, ким і на якій підставі» відповідає саме аркуш обліку.

Пункт 3.1.6 ВКДП формулює вимогу прямо: усі зміни та доповнення, внесені до текстових оперативних документів, відображаються в Аркуші обліку внесених змін. Кожна правка отримує запис із порядковим номером — і цей номер працює як спеціальне позначення: ним можна маркувати зміни й доповнення, внесені упродовж певного періоду часу, щоб швидко знайти відповідний запис в аркуші.

Є ще одна практична функція. На зворотному боці кожного аркуша, до якого вносилися зміни і доповнення, блок підпису не оформлюється — загальна кількість усіх змін і доповнень зазначається один раз, саме в Аркуші обліку внесених змін. Тобто аркуш позбавляє виконавця потреби дублювати засвідчувальні записи на кожній зміненій сторінці текстового документа.

Для яких документів він розроблюється

Важливе обмеження, яке часто пропускають: Аркуш обліку внесених змін розроблюється тільки для текстових планувальних документів — замислу (плану) операції (бойових дій). Це логічно: саме такі документи живуть довго і накопичують правки.

Для графічних планувальних документів (карт, схем) працює інший механізм — записи на зворотному боці документа: «Виправленому: 1/72 омбр на 1/28 омбр — вірити», «Закреслене слово РЯСЬКЕ — не читати», а після останнього запису — загальна кількість внесених змін і підстава, наприклад: «Внесено шість змін та одне доповнення». Ці записи візує керівник структурного підрозділу, який розробив документ (начальник штабу військової частини), і завіряє печаткою органу військового управління.

Зразок зі стор. 43: розбираємо по графах

Пункт 4.1.5 ВКДП наводить зразок оформлення аркуша обліку внесення змін до текстового планувального документа — у прикладі це План оборонної операції ОУВ.

Аркуш оформлюється у вигляді таблиці. Заголовок — «АРКУШ обліку внесення змін до…» з повною назвою документа. Далі п'ять граф:

1. № з/п

Порядковий номер запису. Саме він і є тим «спеціальним позначенням», яким можна маркувати внесені правки в тексті документа, щоб пов'язати їх із записом в аркуші.

2. Дата внесення змін

Коли правку фактично внесено до документа. У зразку — 20.11.2019. Про формати запису дат і часу в бойових документах є окремий розбір: як записувати час у бойових документах.

3. Документ, до якого внесено зміни

Не просто назва, а конкретне місце: у зразку — «Текстуальна частина, розділ 1, с. 12. Додаток 2, с. 2, 4, 5». Тобто графа веде читача прямо до змінених сторінок.

4. Підстава для внесення змін (доповнень), їх зміст

Дві речі в одній графі: скільки і чого внесено та на підставі якого документа. У зразку: «Внесено 8 (вісім) змін та 2 (два) доповнення. Підстава — директива КОС ЗС України від 21.08.20 № 25т». Кількість пишеться цифрою з дублюванням словом у дужках.

5. Посада, військове звання, підпис, ім'я та прізвище особи, що внесла зміни

У зразку — начальник управління поточних операцій — заступник начальника штабу, полковник, підпис, ім'я з великої літери та прізвище великими літерами (Олександр МАРЧЕНКО). Запис завіряється печаткою. Загальні правила оформлення підписів — у пості про підпис бойового документа.

Зв'язка з іншими правилами розділу 3.1

Аркуш обліку — це фінальна ланка процедури, описаної в підрозділі 3.1 «Зміни та доповнення до оперативних документів» (стор. 34–35). Коротко, як усе працює разом:

• Способи внесення (п. 3.1.2): нова редакція розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів; заміна чи виключення слів і цифр; доповнення документа розділами, пунктами, реченнями, абзацами.
• Техніка виправлення (п. 3.1.3): у текстуальних документах — закреслення горизонтальною лінією чорного кольору і новий текст над закресленим; якщо правка значно перевищує закреслене — запис на звороті аркуша з відміткою «див. на звороті». Зміни завіряються малою печаткою (ск) спеціального діловодства.
• Помилки виконавця (п. 3.1.4): виправляються за тим самим порядком, що і зміни за підставою.
• Межа розумного (п. 3.1.5): якщо до основного змісту документа вноситься понад 40% змін і доповнень — документ повністю переопрацьовується. Аркуш обліку тут стає ще й індикатором: за накопиченими записами видно, коли план пора переписувати, а не латати.
• Облік (п. 3.1.6): кожна внесена правка — запис в Аркуші обліку внесених змін.

Сам аркуш — один із елементів оформлення текстового планувального документа поряд із титульним аркушем та іншими реквізитами, тож оформлюється за тими самими технічними вимогами до паперу, полів і шрифтів, що й увесь документ.

Часті питання

Що таке аркуш обліку внесених змін?

Це таблиця у складі текстового планувального документа (замислу або плану операції), в якій фіксується кожна внесена зміна чи доповнення: порядковий номер, дата, місце в документі, підстава і зміст правки, а також посада, звання, підпис, ім'я та прізвище особи, що її внесла. Вимога встановлена пунктом 3.1.6 ВКДП 5(3)-00(01).02, зразок — у пункті 4.1.5.

Як вносяться зміни до бойових документів?

У текстуальних документах слова закреслюються горизонтальною лінією чорного кольору, нові дані пишуться над закресленими; великі за обсягом правки виносяться на зворот аркуша з відміткою «див. на звороті». У графічних документах умовні знаки закреслюються навхрест і наносяться в іншому місці. Правки завіряються малою печаткою (ск) спеціального діловодства, а в текстових документах додатково фіксуються в аркуші обліку.

Чи потрібен аркуш обліку для робочої карти?

Ні. ВКДП прямо зазначає, що Аркуш обліку внесених змін розроблюється тільки для текстових планувальних документів — замислу (плану) операції (бойових дій). Для графічних документів облік ведеться записами на зворотному боці: що виправлено, чому вірити, загальна кількість змін і підстава — з візою керівника підрозділу-розробника і печаткою.

Коли документ треба переопрацьовувати повністю замість внесення змін?

Коли обсяг правок до основного змісту перевищує 40% — пункт 3.1.5 ВКДП вимагає повного переопрацювання документа. Аркуш обліку якраз і допомагає відстежити, скільки змін уже накопичилося.