Гриф затвердження — реквізит, який перетворює замисел чи план операції з робочого папірця на документ, що має юридичну силу. ВКДП 5(3)-00(01).02 (Наказ Головнокомандувача ЗСУ № 140) у пункті 1.2.5 визначає його як посилання на нормативно-правовий акт, яким документу надано юридичної сили, і жорстко регламентує, де і як цей реквізит друкувати.
Розбираємо коротко: з чого складається гриф, де саме він стоїть на титульному аркуші й чому його не можна плутати з грифом обмеження доступу.
- Гриф затвердження — посилання на акт (наказ), яким документу надано юридичної сили (п. 1.2.5).
- Друкується на титульному аркуші замислу (плану) операції у правому верхньому куті.
- Розміщується на відстані 12 мм від назви органу військового управління.
- Містить слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», «НАКАЗ», посаду службової особи, дату та номер наказу.
- Зазвичай це три-чотири рядки тексту шрифтом 12 друкарських пунктів.
- Слово «ЗАТВЕРДЖЕНО» пишеться (друкується) великими літерами.
Що таке гриф затвердження і навіщо він
За визначенням документа, гриф затвердження — це «посилання на нормативно-правовий акт, яким документу надано юридичної сили». Тобто сам по собі замисел або план операції (бойових дій) — ще не чинний документ. Чинним його робить наказ відповідного командувача, і гриф на титульному аркуші фіксує: яким саме наказом, чиїм і від якої дати документ затверджено.
Звідси відповідь на питання «хто затверджує»: службова особа, якою видано наказ, — її посада прямо вписується у гриф. У прикладі з документа це командувач військ оперативного командування.
Де розміщується гриф
Реквізит друкується на титульному аркуші замислу (плану) операції (бойових дій) у правому верхньому куті — на відстані 12 мм від назви органу військового управління. Це фіксована позиція серед інших реквізитів титульного аркуша бойового документа: вище стоять гриф обмеження доступу і номер примірника, нижче — заголовок документа.
З чого складається: чотири елементи
Відомості щодо затвердження документа містять:
- слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», «НАКАЗ»;
- назву посади службової особи, якою видано наказ;
- дату, місяць, рік видання наказу;
- номер наказу.
Приклад оформлення з документа:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ командувача військ
оперативного командування “Захід”
___________________ № _______
Вимоги до вигляду прості: зазвичай реквізит має три-чотири рядки тексту, набирається шрифтом розміром 12 друкарських пунктів, а слово «ЗАТВЕРДЖЕНО» — великими літерами. Дата й номер у заготовці залишаються порожніми рядками — їх заповнюють після видання наказу.
Не плутати з грифом обмеження доступу
«Гриф затвердження» і «гриф обмеження доступу» — два різні реквізити з різними задачами. Гриф обмеження доступу («Для службового користування», «Таємно» тощо) стоїть першим реквізитом у правому верхньому куті й визначає, хто має право працювати з документом. Гриф затвердження стоїть нижче — після назви органу військового управління — і засвідчує юридичну силу документа. Детально про ДСК і ступені секретності — в окремому розборі грифів обмеження доступу.
Сусіди по титульному аркушу
Щоб гриф затвердження став на своє місце, корисно бачити всю верхню частину титульного аркуша (пункти 1.2.3–1.2.7 документа):
- Номер примірника («Прим. № ___») — у правому верхньому куті під грифом обмеження доступу, теж 12 пт; в електронному документі не заповнюється.
- Назва органу військового управління — по центру, великими літерами, без скорочень («ГЕНЕРАЛЬНИЙ ШТАБ ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ»).
- Гриф затвердження — правий верхній кут, 12 мм від назви органу.
- Заголовок документа — посередині, на відстані 80–85 мм від назви органу, два-чотири рядки, відповідає на питання «що?»; слова в заголовку не скорочуються, крапка в кінці не ставиться.
- Спеціальний код — під заголовком, на відстані 12 мм: абревіатура плану, номер, дата останнього уточнення.
Повний перелік усіх тридцяти реквізитів з прикладами — у розборі реквізитів бойового документа.
Часті питання
Хто затверджує бойовий документ?
Службова особа, якою видано відповідний наказ, — її посада вписується у гриф. У прикладі з ВКДП це командувач військ оперативного командування: план затверджується його наказом, а гриф на титульному аркуші посилається на цей наказ із датою та номером.
Як правильно оформити гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО»?
Три-чотири рядки шрифтом 12 друкарських пунктів у правому верхньому куті титульного аркуша, на відстані 12 мм від назви органу військового управління. Перший рядок — слово «ЗАТВЕРДЖЕНО» великими літерами, далі посада особи, якою видано наказ, дата й номер наказу.
Чим гриф затвердження відрізняється від грифа «Для службового користування»?
«Для службового користування» — це гриф обмеження доступу: він регулює, хто може працювати з документом, і стоїть найпершим реквізитом. Гриф затвердження засвідчує юридичну силу документа посиланням на наказ. Це різні реквізити, які стоять на титульному аркуші одночасно.
Які документи мають гриф затвердження?
За п. 1.2.5 ВКДП реквізит друкується на титульному аркуші замислу (плану) операції (бойових дій) — тобто на документах, що розробляються під час планування і набувають чинності наказом командувача. Бойовий наказ чи розпорядження підписуються командиром безпосередньо і такого грифа не потребують.
Джерело
ВКДП 5(3)-00(01).02 «Тимчасовий порядок оформлення оперативних (бойових) документів», затверджений наказом Головнокомандувача ЗСУ № 140 від 11.09.2020, п. 1.2.5, стор. 8–9. Документ тимчасовий (редакція 2020 року, апробація до грудня 2021) — перевіряйте актуальність на момент застосування. Для роботи з паперами під рукою зручно мати друковане видання Наказу 140 — воно є в нашому магазині.